Я ИП, принимаю на работу первого сотрудника.Что мне для этого нужно?

Итак, Вы, являясь индивидуальным предпринимателем, нанимаете первого сотрудника.

Какие последствия порождает прием первого работника?

ИП-работодателю в своей деятельности теперь нужно будет:

  • Вести кадровый учет, а именно:

a. оформлять трудовые договоры, договоры о материальной ответственности,
b. оформлять приказы о приеме на работу, об увольнении и перемещении работников, приказы на отпуск и др.;
c. вести трудовые книжки;
d. обеспечивать сохранность персональных данных работников;
e. оформлять больничные листы;
f. вести воинский учет (если есть работники-военнообязанные);
g. составлять кадровую документацию, например, Локальные нормативные акты:
1. Правила внутреннего трудового распорядка,
2. Документ о хранении и использовании персональных данных
3. Положение об оплате труда
4. Документы по охране труда
5. Документы воинского учета
6. Графики отпусков
7. Табели учета рабочего времени
8. Штатное расписание
9. Личные карточки работников

  • Вести следующие расчеты с сотрудниками:

a. начисление и выплату заработной платы
b. расчет отпускных
c. расчет больничных
d. расчет пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком
e. учет подотчетных сумм (командировочные расходы, хозяйственные нужды, материалы и т.п.)

  • Ежемесячно удерживать с зарплаты наемного работника налог на доходы физических лиц (НДФЛ) в размере 13% и перечислять его в бюджет (в день перечисления зарплаты)
  • Ежемесячно платить взносы на пенсионное, социальное и медицинское страхование своих работников – до 15 числа месяца, следующего за месяцем выплаты зарплаты. Например, с зарплаты работников за январь взносы нужно перечислить до 15 февраля;
  • Ежеквартально (4 раза в год) сдавать отчетность в фонды:

a. в ФСС – отчет по форме 4-ФСС;
b. в ПФР – отчет по форме РСВ-1;

  • Ежегодно представлять в налоговую до 20 января каждого года Сведения о среднесписочной численности;
  • Ежегодно представлять в налоговую до 1 апреля каждого года справки о доходах физических лиц 2-НДФЛ (по своим сотрудникам).

Внимание! Индивидуальный предприниматель НЕ ДОЛЖЕН ежегодно подтверждать основной вид деятельности в ФСС, как это делают юридические лица

Кроме того, с приемом на работу первого работника ИП на спецрежимах (УСН и ЕНВД) утрачивает право на 100% уменьшение налога на сумму фиксированных взносов, уплаченных «за себя»:

  • Находясь на УСН «Доходы», ИП-работодатель может уменьшить исчисленный налог на сумму уплаченных взносов, но не более чем на 50%.

При этом учитываются взносы, уплаченные И «ЗА СЕБЯ», И ЗА РАБОТНИКОВ:
Например, за себя Вы заплатили за год 22 261,38 руб., за работников – 260 000 руб. Итого взносов – 282 261,38 руб. Исчисленный налог по УСН составляет 550 000 руб., соответственно, Вы можете его уменьшить на сумму уплаченных взносов, но только на 50%: 570 000 – 282 261,38 =287 738,62 руб. – составит налог к уплате.

Проверяем, не превышает ли сумма взносов 50%:
570 000 х 50% =285 000 руб., а у нас взносов к уплате – 282 261,38 руб., следовательно, мы можем уменьшить налог к уплате на всю сумму взносов, т.е. на 282 261,38 руб.

  • Находясь на ЕНВД, ИП-работодатель может уменьшить исчисленный налог на сумму уплаченных взносов, но не более чем на 50%.

При этом учитываются ТОЛЬКО взносы, уплаченные за работников: взносы «ЗА СЕБЯ» УЧЕСТЬ НЕЛЬЗЯ!

Возьмем тот же пример, но теперь Вы как ИП находитесь на ЕНВД.
За себя Вы заплатили за год 22 261,38 руб., за работников – 260 000 руб. Итого взносов – 282 261,38 руб. Исчисленный налог на ЕНВД составляет 550 000 руб., соответственно, Вы можете его уменьшить на сумму уплаченных взносов, НО ТОЛЬКО НА ВЗНОСЫ, УПЛАЧЕННЫЕ ЗА РАБОТНИКОВ: 570 000 – 260 000 =310 000 руб. Проверяем, не превышает ли сумма взносов 50%:

570 000 х 50% =285 000 руб., а у нас взносов к уплате – 260 000 руб., следовательно, мы можем уменьшить налог к уплате на 260 000 руб.

Как видите, при одних и тех же условиях расчета на «упрощенке» по сравнению с ЕНВД Вы заплатите налог меньше, т.к. можете учесть и взносы, уплаченные «за себя».

Разобравшись с последствиями приема на работу первого сотрудника, перейдем теперь к пошаговому порядку действий ИП-работодателя.

Итак, что Вы должны сделать, приняв на работу первого сотрудника?

  • Заключить с ним договор (трудовой или гражданско-правовой).
  • Оформить кадровые документы о приеме сотрудника на работу (в случае заключения трудового договора).
  • Зарегистрироваться в Фонде социального страхования (ФСС) и в Пенсионном фонде (ПФР).

Для второго и каждого последующего сотрудника последовательность действий включает только заключение договора и оформление кадровых документов.

А теперь подробный порядок действий:

  • Вам необходимо получить от работника следующие документы:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев заключения трудового договора впервые или когда работник поступает на работу на условиях внешнего совместительства;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании и квалификации.

Если сотрудник оформляется на работу впервые, то на работодатель обязан завести ему трудовую книжку.

  • Сотрудник пишет заявление о приеме на работу.
  • Заключаете с сотрудником трудовой договор, который составляется в 2-х экземплярах (один работнику, второй — Вам как работодателю, где рекомендуется сделать запись «Экземпляр трудового договора получил, подпись и расшифровка»).
  • Знакомите сотрудника с локальными нормативными актами под роспись.
  • Оформляете приказ о приеме на работу (согласно ст. 68 ТК РФ), причем дата оформления приказа должна быть не раньше даты заключения трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе о приеме на работу не позднее 3 календарных дней со дня фактического начала работы.
  • Вы оформляете личную карточку работника по форме Т-2.
  • Вы вносите запись о трудоустройстве в трудовую книжку.
  • Медицинский полис сотрудник оформляет самостоятельно.

После заключения трудового договора Вы должны зарегистрироваться:

• в Фонде социального страхования (ФСС) – в течение 10 дней;
• в Пенсионном фонде (ПФР) – в течение 30 дней после заключения договора.

Для регистрации в ФСС Вам необходимо предоставить следующие документы:

• Заявление (форма приведена в Приказе Минтруда от 25.10.2013 г. № 574н);
• Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (копия);
• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе – ИНН (копия);
• Трудовые книжки нанятых работников (копия);
• В случае заключения гражданско-правовых договоров – предоставить их копии при наличии в них условий о том, что страхователь обязан уплачивать страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний за указанных лиц.

ШТРАФЫ:

За нарушение сроков регистрации в ФСС Вас могут оштрафовать:
• на 5 000 руб. – если просрочка составила менее 90 дней;
• на 10 000 руб. – если просрочка составила более 90 дней (п. 1 ст. 19 Закона №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Это штрафы за нарушение сроков регистрации.

А за осуществление деятельности без регистрации в ФСС на вас могут наложить штраф в размере 10% облагаемой базы для начисления взносов за весь период ведения такой деятельности, но на сумму не менее 20 000 руб. (абз. 4 п. 1 ст. 19 Закона №125-ФЗ).

Для регистрации в ПФР Вам необходимо предоставить следующие документы:

• Заявление (форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 13.10.2008 г. № 296п);
• Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (копия);
• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе – ИНН (копия);
• Паспорт ИП (иной документ, удостоверяющий личность);
• Договор с работником (трудовой договор, договор гражданско-правового характера, авторский договор, др.).

ШТРАФЫ:

За нарушение сроков регистрации в ПФР Вас могут оштрафовать:
• на 5 000 руб. – если просрочка составила менее 90 дней;
• на 10 000 руб. – если просрочка составила более 90 дней (п. 1 ст. 27 Закона N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

Получив Ваши заявления, указанные фонды в течение 5 рабочих дней зарегистрируют Вас и выдадут извещения с присвоенными регистрационными номерами в качестве страхователя-работодателя.

Остались вопросы?
Закажите бесплатную консультацию